ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN

Revidera och uppdatera gärna arbetsordningen årligen.

Konstituerande styrelsemöte

Styrelseordföranden väljs på stämman (om stadgarna anger det) eller på konstituerande styrelsemötet direkt efter stämman. Meddela Bolagsverket vilka som sitter i styrelsen, vilka som valts till suppleanter samt styrelseordförande. Innan det är gjort har inte den nya styrelsen mandat att förvalta föreningen.
Styrelsen upprättar attestinstruktion för föreningen och beslutar om vilka som tecknar föreningens firma. På mötet kan också sekreterare väljas och andra ansvarsområden, exempelvis kassör, kan fördelas i styrelsen.

Styrelsemöte

Ordföranden ansvarar för att sammanträden hålls i den omfattning som föreskrivs i denna arbetsordning. Uppgiften kan delegeras till annan ledamot.
Styrelsesammanträden bör äga rum vid minst fyra tillfällen och vara jämnt fördelade över året. Extra styrelsemöte hålls om ordföranden tycker det behövs eller någon ledamot begär det. Ledamot/ledamöter lämnar begäran till styrelsens ordförande.

Styrelsen kan utse arbetsutskott som mellan sammanträdena bereder ärenden.

Det är lämpligt att styrelsen fastställer en plan för styrelsemötena för en termin i taget. Dagordningen för styrelsemötet bör innehålla vissa i förväg fastställda punkter, till exempel ekonomi, medlemskap, fastighet eller lokal- och bilplatsfrågor. Ytterligare frågor som är aktuella kan tas upp under punkten Övriga frågor om majoriteten i styrelsen vill det. Kallelse och dagordning samt underlag skickas senast sju dagar före styrelsemötet. Ordföranden kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna kräver det.

Suppleanter bör kallas till styrelsemötena. Om en suppleant tjänstgör då styrelsen inte är fulltalig ska det antecknas i protokollet. Suppleanten har då rätt att delta i omröstningar och har yttranderätt. 

Varje styrelsemöte ska protokollföras, lämpligen av sekreteraren men protokollet kan även föras av ordföranden. Protokollen bör vara kortfattade beslutsprotokoll. Protokollen ska justeras av ordföranden och en ytterligare ledamot som utses av styrelsen på sammanträdet. De ska föras i nummerföljd, med fördel per kalenderår. De ska förvaras tillsammans med relevant beslutsunderlag på ett betryggande sätt.

Protokollen och underlagen för diskussionerna är inte tillgängliga för föreningens medlemmar. Däremot bör styrelsen informera föreningens medlemmar om viktigare händelser i den löpande förvaltningen. 

Löpande verksamhet

Styrelsen ansvarar för föreningens förvaltning, det vill säga att föreningens pengar förvaltas på ett betryggande sätt och att underhållet av fastigheten sker regelbundet.

För att ha kontroll över de olika uppgifter som styrelse ansvarar för är det bra att göra en inventering av vanliga ärenden. Det kan till exempel vara handlingar som kommer till styrelsen såsom överlåtelsehandlingar, medlemskapsansökningar, meddelanden om pantförskrivningar och ansökningar om andrahandsuthyrning. 

Praktiska saker att notera är också var avstängningsventilen till inkommande vatten finns i fastigheten (vid vattenmätaren) samt även var huvudsäkringen till fastigheten och alla lägenheter finns. Vem i styrelsen ska medlemmarna kontakta när deras huvudsäkring löser ut? Styrelsen bör även för egen del ha en kontaktlista med exempelvis kontaktuppgifter till ekonomisk och teknisk förvaltare, rörmokare eller liknande.

Konflikter och svåra samtal kan förekomma i föreningen liksom störningar av olika slag. Gör en handlingsplan för störningar. 

Årligen återkommande sammankomster är årsstämman men kan även vara vår- och höststädningar och gårdsfester för alla medlemmar. Skapa en planering för vad som ska göras och när inför årsstämman och glöm inte att schemalägga festligheterna i föreningen.

Allt eftersom styrelsen hanterar ärenden, notera dessa i en förteckning med en beskrivning av rutinen för ärendet. Snart har ni en välmatad arbetsordning att gå efter – till hjälp för er själva framöver och en hjälp för kommande styrelser!

Dessa anvisningar har fastställts vid styrelsemöte _____________ och kan bli föremål för justeringar när helst styrelsen finner detta lämpligt.